Une demande de devis arrive par e-mail. Quelqu’un la recopie dans un tableur, puis dans le logiciel de facturation, et se note de relancer le client la semaine suivante. Si la note se perd, le devis aussi. L’automatisation des processus en PME consiste à confier ces gestes répétitifs à des outils qui travaillent seuls. Votre équipe garde son temps pour ce qui demande du jugement.
Nous intégrons l’intelligence artificielle là où elle rend vraiment service : lire un message rédigé librement, résumer un échange, préparer un premier jet. Ailleurs, des règles simples font le travail plus sûrement, et pour moins cher. Chaque étape sensible passe par une personne de chez vous avant de partir.
Vous reconnaîtrez sans doute au moins une de ces situations. Elles ont un point commun : quelqu’un fait à la main un travail qu’un outil pourrait faire à sa place.
Les demandes arrivent par le formulaire du site, par e-mail, parfois par téléphone. Une personne les lit, les trie, les transmet au bon collègue et répond aux plus simples. Ce travail ne se voit pas, mais il grignote la journée. Quand cette personne part en congé, les demandes attendent son retour.
Avec une automatisation : Chaque demande est enregistrée dans le CRM et transmise à la bonne personne.
Voir comment : Des demandes traitées à la mainLe même client existe dans le CRM, dans le logiciel de facturation et dans un tableur partagé. Un changement d’adresse se fait trois fois, ou une seule, et les fichiers finissent par se contredire. Faute de lien entre les logiciels, ce sont vos collaborateurs qui font le pont.
Avec une automatisation : Une fiche saisie une fois se retrouve partout où elle sert.
Voir comment : Des saisies en double entre des outils qui ne se parlent pasUn devis sans réponse, une facture échue, un dossier auquel il manque une pièce : la relance part quand quelqu’un y pense. Les semaines chargées, personne n’y pense. Une relance oubliée, c’est parfois une vente qui ne se fait pas, alors que l’envoi lui-même prend deux minutes.
Avec une automatisation : La relance part à la date prévue, sans dépendre de la mémoire de chacun.
Voir comment : Des relances oubliéesUn article de blog, une actualité à relayer sur les réseaux sociaux, une fiche produit à mettre à jour. Publier régulièrement aide le référencement naturel, mais demande des heures que l’équipe n’a pas. Alors le site reste figé pendant des mois.
Avec une automatisation : Les articles et les publications se préparent avec vos règles, puis partent à date fixe.
Voir comment : Des contenus qui prennent du tempsChaque famille a sa page : des scénarios détaillés avant et après, ce qui reste entre vos mains, et des cas réels quand nous en avons.
Chaque demande arrive au bon endroit, chaque devis est suivi, et votre CRM se remplit sans saisie.
Les documents se lisent, se classent et se saisissent seuls. Les chiffres arrivent dans votre boîte sans tableur à mettre à jour.
Articles, fiches produits et publications préparés avec vos règles éditoriales, publiés à date fixe.
Des fichiers propres, des outils synchronisés et une veille qui tourne sans vous.
Un assistant qui répond à partir de vos procédures et de vos documents, en citant ses sources.
Tout ne mérite pas d’être automatisé. Avant d’écrire la moindre ligne, nous regardons avec vous où se trouve le gain réel, et où une machine poserait plus de problèmes qu’elle n’en règle.
Une tâche qui revient souvent, suit toujours le même chemin et s’appuie sur des données qui existent déjà quelque part. Quelques exemples courants :
Entre les deux, il y a les étapes sensibles. Nous plaçons ces points de contrôle avec vous, au cas par cas.
Ce qui engage l’entreprise ou demande de la finesse reste humain. L’outil peut préparer le terrain en rassemblant l’historique ou en proposant un brouillon. La décision vous revient.
Beaucoup d’automatisations utiles se passent très bien d’intelligence artificielle. Nous l’ajoutons quand elle résout un problème que des règles ne savent pas traiter.
L’IA est à l’aise avec le texte libre, celui qu’une règle fixe ne sait pas lire. Elle peut par exemple :
Nous choisissons le modèle selon la tâche, parmi ceux d’Anthropic (Claude) et d’OpenAI.
Ici, l’IA n’ajouterait que du risque et du coût. Une règle donne le même résultat à chaque fois, et on peut la vérifier.
Nous écrivons ces règles dans n8n, un outil d’automatisation open source, ou dans un script sur mesure quand c’est plus simple.
Un modèle ne reçoit que les informations nécessaires à sa tâche. Les données sensibles (santé, salaires, pièces d’identité) ne lui sont pas transmises sans nécessité réelle et sans votre accord. Nos règles complètes figurent dans la charte IA et données.
Reprenons la demande du début. Voici comment un scénario type la prend en charge, et qui fait quoi à chaque étape.
Point de départ : un prospect écrit à votre adresse de contact pour demander un prix.
Avant
Après
Le scénario, étape par étape
Le scénario récupère l’e-mail et ses pièces jointes dès leur arrivée.
Un modèle d’IA lit le message et en tire l’objet, le besoin et les quantités.
La fiche se crée dans le CRM et la demande part chez le commercial concerné.
Un brouillon de devis se prépare à partir de votre grille tarifaire, si votre logiciel le permet.
Le commercial vérifie, ajuste et envoie le devis.
Sans réponse à la date prévue, la relance part, ou une tâche se crée pour le commercial.
Ce qui reste à votre équipe : le prix, la remise et le ton de la relation. Le scénario prépare le terrain, le commercial décide.
Ces trois automatisations fonctionnent aujourd’hui, chez nos clients ou sur nos propres plateformes. Elles montrent la diversité des sujets : contenus, relation avec des membres, données.
2 articles par mois
Pour Tadelakt Designs, artisan du Tadelakt, deux articles paraissent chaque mois sans que personne ne les écrive ni ne les mette en ligne. Ils sont rédigés et illustrés avec l’aide de l’IA, dans le respect des règles éditoriales de l’entreprise, et publiés avec leur référencement. Le blog vit, et l’artisan reste sur ses chantiers.
650 fiches liées sur un réseau
La plateforme des réseaux RRMA s’appuie sur 12 CRM, un par réseau. Les comptes membres du site remontent automatiquement dans le CRM de leur réseau, avec les champs choisis par chaque réseau et un statut d’adhérent calculé automatiquement. Sur un seul réseau, 650 fiches sont ainsi liées entre le site et le CRM.
Statistiques calculées fiche par fiche
Sur Vignerons Bio, notre annuaire de domaines bio et biodynamiques, les statistiques de visite de chaque fiche sont calculées automatiquement à partir de Google Search Console et d’Analytics. Chaque domaine abonné les retrouve à disposition, sans que personne ne prépare de rapport.
Et au-delà, nous pouvons…
D’autres cas, et des scénarios types pour une PME, sont détaillés sur la page exemples d’automatisations.
Confier une partie de son activité à des automatisations demande de la confiance. Voici les engagements qui encadrent chacun de nos projets.
Les comptes d’IA sont ouverts à votre nom, et vous payez directement le fournisseur. Nous ne prenons aucune marge sur cette consommation. Vous gardez la main sur vos accès et vos données, sans dépendre de nous.
Nos scénarios tournent sur n8n, hébergé en Europe : sur l’instance de La Luciole Digitale ou sur une instance ouverte à votre nom. Nous en décidons ensemble pendant l’audit, selon vos contraintes.
Vous choisissez avec nous les étapes qui demandent une relecture. Le journal des exécutions garde la trace de chaque passage : on comprend un résultat et on corrige vite.
Vous savez ce que vous allez payer avant chaque étape, et vous pouvez vous arrêter après chacune.
Trente minutes en visio sur vos tâches les plus chronophages. Vous repartez avec deux ou trois pistes concrètes.
RéserverNous cartographions vos processus et chiffrons les automatisations les plus rentables. Son prix est déduit du premier projet.
Voir l'auditChaque automatisation est chiffrée au forfait, testée sur vos cas réels, puis documentée pour votre équipe.
Notre méthodeNous surveillons les exécutions et corrigeons dès qu'un outil change. Vous recevez un point régulier.
En savoir plusD'autres questions ? Toutes nos réponses, ou posez-nous la vôtre.
30 minutes en visio, offertes et sans engagement. Vous repartez avec deux ou trois pistes concrètes.