Automatiser la gestion administrative

Gestion administrative

Les tâches de bureau confiées à des scénarios fiables

Le lundi, quelqu’un télécharge les factures reçues par e-mail, les renomme, les range puis les ressaisit. Le jeudi, la même personne cherche qui n’a pas payé et prépare les relances. Ces tâches ne demandent aucun jugement, mais elles mangent des heures chaque mois. Automatiser la gestion administrative permet de les confier à des scénarios fiables. Votre équipe garde ce qui demande une décision.

Nous relions vos outils entre eux : messagerie, stockage de fichiers, logiciel de facturation, tableurs. L’IA intervient quand il faut lire un document, pas ailleurs. Ce volet fait partie de notre accompagnement en automatisation et IA pour les PME.

Des factures lues et pré-saisies
Des documents nommés et classés
Des relances de paiement graduées
Des tableaux de bord envoyés seuls

Réserver le diagnostic offert Voir les scénarios

Main posant une facture papier près d’un ordinateur portable où les documents sont rangés en dossiers

Chaque jour notre propre alerte nous signale les abonnements et paiements à suivre

Illustration de factures et de documents classés automatiquement

Les pièces qui arrivent

Automatiser la gestion administrative des pièces qui arrivent

Des factures fournisseurs lues et pré-saisies

Une facture fournisseur arrive en pièce jointe. Le scénario la récupère, puis un modèle d’IA en lit le fournisseur, la date et les montants. L’écriture se prépare ensuite dans votre logiciel, s’il accepte un import ou une API.

Des documents classés et renommés selon vos règles

Contrats, bons de livraison, attestations : chaque pièce reçoit un nom lisible, avec la date, le tiers et le type de document. Elle rejoint ensuite le bon dossier de votre Google Drive ou de votre serveur de fichiers. Retrouver un document ne dépend plus de la mémoire de celui qui l’a enregistré.

Des rapprochements faits pour vous

Le scénario compare les factures aux bons de commande ou aux paiements reçus, et ne vous signale que les écarts. Vous traitez les exceptions au lieu de pointer chaque ligne.

Scénarios types

Une facture, un rapprochement : avant et après

Deux scénarios types que nous pouvons monter avec vos outils. Les étapes marquées « Votre équipe » sont celles où une personne garde la main.

Automatique Une règle fixe, le même résultat à chaque fois
IA Lecture ou rédaction d’un texte libre
Votre équipe Relecture, validation et décision

Scénario type 1

La facture fournisseur reçue par e-mail

Point de départ : une facture arrive en pièce jointe dans la boîte de la comptabilité.

Avant

Télécharger, renommer, ranger, puis ressaisir
Une erreur de frappe passe inaperçue
Le lundi matin y passe

Après

La facture est rangée et pré-saisie
Les montants douteux sont signalés
Il ne reste que la vérification

Le scénario, étape par étape

1
Automatique
Le scénario récupère la pièce jointe dès l’arrivée de l’e-mail.
2
IA
Un modèle d’IA lit le fournisseur, la date et les montants.
3
Automatique
Le fichier reçoit un nom lisible et rejoint le bon dossier.
4
Automatique
L’écriture se prépare dans votre logiciel, s’il accepte un import ou une API.
5
Votre équipe
Un total qui ne colle pas, un fournisseur inconnu : la facture part en vérification manuelle au lieu d’être saisie.

Ce qui reste à votre équipe : la validation des écritures et les cas douteux. L’IA lit bien les factures nettes, moins bien les scans flous : ses doutes vous reviennent.

Scénario type 2

Le rapprochement de fin de mois

Point de départ : le mois se termine, il faut vérifier que tout ce qui a été facturé correspond aux commandes et aux paiements.

Avant

Pointer chaque ligne à la main
Chercher le document concerné dans trois dossiers
Découvrir un écart des semaines plus tard

Après

Seuls les écarts remontent
Chaque ligne a son document en lien
Vous traitez les exceptions

Le scénario, étape par étape

1
Automatique
Le scénario compare les factures aux bons de commande et aux paiements reçus.
2
Automatique
Les lignes qui concordent sont marquées comme rapprochées.
3
Automatique
Chaque ligne qui pose question rejoint une liste courte, avec le document en lien.
4
Votre équipe
Une personne de votre équipe examine les écarts et décide de la suite.

Ce qui reste à votre équipe : le jugement sur chaque écart, et le dialogue avec votre expert-comptable.

L’argent qui doit rentrer

Des relances de paiement qui partent, sans oubli

Des relances de paiement graduées

Une facture échue reçoit d’abord un rappel courtois. Quelques jours plus tard, un second message plus ferme suit. Au-delà, le dossier remonte vers la personne qui décide de la suite. Vous fixez le ton et le rythme, le scénario s’occupe de ne rien oublier.

Palier 1 Un rappel courtois Dès l’échéance passée.
Palier 2 Un second message plus ferme Quelques jours plus tard.
Palier 3 Le dossier remonte Vers la personne qui décide de la suite.

Ce que nous faisons pour nous-mêmes

Chez La Luciole Digitale, une surveillance automatique suit les abonnements de nos clients. Elle contrôle les renouvellements et relance les paiements en échec. Chaque jour, une alerte nous signale ce qui demande une action humaine. C’est ce type de dispositif que nous installons chez vous, adapté à votre facturation.

Le point du jour Tous les jours

Renouvellements contrôlés Automatique
Paiements en échec relancés Automatique
Ce qui demande une action humaine Une personne décide

Le principe de notre alerte quotidienne : la machine contrôle et relance, une personne traite les exceptions.

Fiche d’une cuvée avec fiche technique sur Vignerons Bio — Sur Vignerons Bio, la fiche technique PDF de chaque cuvée se génère à partir de sa fiche en ligne.

Ce qui sort

Les documents et les chiffres qui sortent

Des tableaux de bord envoyés sans qu’on les demande

Chiffre d’affaires de la semaine, factures en attente, commandes du mois : le scénario rassemble les données de vos logiciels. Il envoie ensuite un point clair, par e-mail ou dans un tableur partagé, à la date choisie. Personne n’a plus à reconstruire le même tableau chaque fin de mois.

Des documents générés automatiquement

Certaines pièces se fabriquent à partir de données déjà saisies. Sur Vignerons Bio comme sur le site du domaine Pradels Quartironi, chaque cuvée a sa fiche technique PDF, générée automatiquement à partir de sa fiche en ligne. Le même principe vaut pour des attestations, des bons d’intervention ou des fiches projets.

Des exports entre logiciels

Exporter un fichier d’un outil pour l’importer dans un autre, c’est un risque d’erreur à chaque manipulation. Nous relions un logiciel de facturation, un CRM ou un outil de gestion, dès qu’ils proposent une API ou un import.

Pradels Quartironi

Un exemple réel

Un catalogue qui part seul vers Google Shopping

La situation

Le domaine viticole Pradels Quartironi vend ses vins sur sa boutique en ligne WooCommerce. Chaque cuvée a une fiche détaillée : appellation, cépages et autres caractéristiques du vin.

Ce que nous avons mis en place

Le catalogue de la boutique part automatiquement vers Google Merchant, qui l’affiche dans Google Shopping. Chaque cuvée a aussi sa fiche technique PDF, générée à partir de sa fiche en ligne.

Le résultat

Aucun export manuel, aucune mise en page à la main pour chaque nouvelle cuvée. L’équipe du domaine met à jour sa fiche en ligne, la suite se fait seule.

Voir le projet Pradels Quartironi

Déjà en place

Exemples de tâches administratives automatisées

Relance des paiements en échec

Notre propre surveillance des abonnements : alerte quotidienne, renouvellements suivis, paiements en échec relancés.
Fiches techniques PDF

Une fiche technique générée automatiquement pour chaque cuvée, sur Vignerons Bio comme chez Pradels Quartironi.
Catalogue transmis à Google

Les produits de la boutique en ligne partent automatiquement vers Google Merchant, sans export manuel.

Votre part

Ce qui reste entre vos mains

Une validation aux étapes sensibles

Le scénario prépare le dossier, une personne de votre équipe confirme. Chaque action automatique est inscrite dans un journal que vous pouvez consulter.

Un paiement
Une écriture définitive
Une mise en demeure

Vos comptes et vos données

Notre charte IA et données précise ces règles.

Des comptes d’IA ouverts à votre nom
Le fournisseur payé directement, sans marge de notre part
Des automatisations sur n8n, outil open source hébergé en Europe, sur notre instance ou sur une instance à votre nom

Commencer par un processus

Inutile de tout automatiser d’un coup. Le diagnostic de 30 minutes, offert, sert à repérer la tâche qui coûte le plus de temps.

L’audit de processus la décortique ensuite
Son prix fixe est annoncé avant de commencer
Il est déduit du premier projet

Côté clients, la page sur l’automatisation de la relation client prend le relais.

Nous pouvons aussi

D’autres tâches de bureau à confier

Les mêmes briques servent à bien d’autres tâches de bureau. Par exemple :

Un point commun à ces idées : la donnée existe déjà quelque part, il ne reste qu’à la faire circuler.

Repérer votre tâche la plus lourde

Des notes de frais sans ressaisie

Le justificatif photographié est lu, classé et rattaché au bon mois, prêt pour la validation.
Des commandes reçues par e-mail saisies seules

Nous pouvons faire lire les bons de commande et préparer la saisie dans votre logiciel de gestion.
Des bons d’intervention générés

À la fin d’une intervention, le bon se remplit avec les données du dossier et part au client.
Un dossier mensuel pour l’expert-comptable

Pièces du mois rassemblées, nommées et rangées selon ce qu’il attend, sans tri de dernière minute.
Des échéances de contrats surveillées

Une alerte avant chaque renouvellement de contrat fournisseur, pour décider à temps.
Des attestations à la demande

Une attestation produite à partir de votre base, au bon format, sans copier-coller.

FAQ

Questions fréquentes

D'autres questions ? Toutes nos réponses, ou posez-nous la vôtre.

Faut-il changer de logiciel de facturation ou de comptabilité ?

Non. Nous travaillons avec vos outils dès qu’ils acceptent une API ou un import de fichier. L’audit vérifie ce point avant de chiffrer quoi que ce soit.

L’IA lit-elle correctement toutes les factures ?

Elle lit bien les factures nettes, moins bien les scans flous ou les documents manuscrits. C’est pour cela que les valeurs douteuses partent en vérification au lieu d’être saisies.

Mon expert-comptable garde-t-il la main ?

Oui. Les automatisations préparent et rangent les pièces, elles ne font pas son travail. Nous pouvons organiser les dossiers et les exports selon ce qu’il attend.

Combien coûte l’automatisation de la gestion administrative ?

Le diagnostic de 30 minutes est offert. L’audit a un prix fixe annoncé avant de commencer, puis chaque projet est chiffré au forfait. Un abonnement de suivi, selon le nombre de scénarios, couvre la surveillance et les corrections.

Quelle tâche administrative vous coûte le plus de temps ?

30 minutes en visio pour la repérer et voir ce qui s’automatise.

Réserver le diagnostic offert Voir des exemples

Automatiser la gestion administrative de votre PME