La Luciole Digitale
Collaborateur qui interroge un assistant à partir de documents de référence

Un assistant IA sur vos documents et votre support client

Assistants IA

Les réponses que seule « la personne qui sait » connaissait

« Où est la procédure pour un retour sous garantie ? » « Quelle pièce est compatible avec ce modèle ? » Dans beaucoup d’entreprises, ces questions finissent chez la même personne : celle qui sait. Un assistant IA sur vos documents répond à sa place. Il puise dans vos procédures, votre base documentaire ou vos fiches produits, et indique où il a trouvé l’information.

Ce volet complète notre accompagnement en automatisation et IA pour les PME. Les cas décrits ci-dessous sont des scénarios types, à adapter à vos documents et à votre organisation.

  • Des réponses tirées de vos documents
  • Des sources citées à chaque réponse
  • Une aide au support validée par l’équipe
  • Les dossiers sensibles laissés en dehors

Réserver le diagnostic offert Voir les scénarios

Technicien d’atelier qui consulte sur une tablette la réponse d’un assistant et un extrait de notice technique
Sources citées à chaque réponse, pour vérifier d’un coup d’œil
Au quotidien

Ce qu’un assistant IA apporte à votre équipe

Un assistant interne qui connaît vos procédures

Un nouveau salarié cherche comment déclarer une note de frais. Un technicien veut vérifier une étape de mise en service. Chacun pose sa question en français courant. L’assistant répond à partir de vos documents internes, avec le lien vers la procédure d’origine. La personne qui savait tout est moins sollicitée, et tout le monde reçoit la même réponse.

Une aide au support client, validée par votre équipe

Un client écrit. L’assistant prépare une réponse à partir de vos fiches produits, de vos conditions de vente et des réponses déjà envoyées. Votre conseiller la relit, la corrige si besoin, puis l’envoie. Il garde la décision, et gagne le temps de la recherche et du premier jet.

Une recherche qui comprend la question

Une recherche classique exige le bon mot-clé. L’assistant, lui, comprend une question posée à votre façon. Il retrouve le passage utile dans vos contrats, notices ou comptes rendus, et cite le document d’où vient la réponse.

Assistant interne Répond à partir de vos seuls documents

Où est la procédure pour un retour sous garantie ?

Elle se trouve dans la procédure « Retours et garanties ». Le client remplit la demande de retour et joint sa facture, puis le service technique valide la prise en charge. Source : Retours et garanties

Quelle pièce est compatible avec ce modèle ?

Je ne trouve pas cette information dans les documents auxquels j’ai accès. Le tableau de compatibilité de cette gamme n’y figure pas encore. Pas de réponse inventée
Exemple d’échange fictif : l’assistant cite sa source, et dit quand il ne trouve pas.
Scénarios types

Trois scénarios types, avant et après

Ces scénarios sont des exemples, à adapter à vos documents et à votre organisation. Chaque étape indique qui la fait.

  • Automatique Une règle fixe, le même résultat à chaque fois
  • IA Lecture ou rédaction d’un texte libre
  • Votre équipe Relecture, validation et décision
Scénario type 1

Le support d’un fabricant

Point de départ : le service client reçoit une question technique sur un produit.

Avant

  • Le conseiller fouille les notices une à une
  • La question finit chez « celui qui sait »
  • Deux clients reçoivent deux réponses différentes

Après

  • Une réponse proposée, avec sa source
  • Le conseiller vérifie au lieu de chercher
  • La même réponse pour tout le monde

Le scénario, étape par étape

  1. 1
    Automatique

    La question du client arrive dans votre outil de support.

  2. 2
    IA

    L’assistant cherche dans les notices, les fiches produits et les réponses déjà envoyées.

  3. 3
    IA

    Il propose une réponse et cite les documents d’où elle vient.

  4. 4
    Votre équipe

    Le conseiller valide, corrige si besoin, puis envoie.

Ce qui reste à votre équipe : tout ce qui part au client. Un geste commercial, un remboursement ou une réclamation délicate restent une décision humaine.

Scénario type 2

L’accueil des nouveaux salariés

Point de départ : un nouveau salarié se pose les questions des premières semaines.

Avant

  • Il dérange un collègue à chaque question
  • Le livret d’accueil dort dans un dossier
  • Les réponses varient selon la personne interrogée

Après

  • Il pose sa question en français courant
  • La réponse vient du livret d’accueil
  • Le lien vers la procédure suit

Le scénario, étape par étape

  1. 1
    Votre équipe

    Vous choisissez les documents qui font foi : livret d’accueil, procédures internes.

  2. 2
    IA

    L’assistant répond à la question à partir de ces seuls documents.

  3. 3
    Automatique

    La réponse arrive avec le lien vers le document d’origine.

  4. 4
    Automatique

    Quand une procédure change, l’assistant suit la nouvelle version.

Ce qui reste à votre équipe : l’accompagnement humain des premières semaines. L’assistant évite seulement de déranger un collègue pour chaque détail.

Scénario type 3

Le service commercial avant un rendez-vous

Point de départ : un commercial prépare un rendez-vous avec un client.

Avant

  • Le contrat est à retrouver dans un dossier partagé
  • L’historique est dispersé dans les e-mails
  • La préparation prend du temps à chaque fois

Après

  • Une question suffit pour retrouver une condition
  • L’historique du dossier tient en quelques lignes
  • Le commercial arrive préparé

Le scénario, étape par étape

  1. 1
    Votre équipe

    Le commercial demande les conditions du contrat ou l’historique du dossier.

  2. 2
    IA

    L’assistant retrouve le passage utile dans les contrats et les comptes rendus.

  3. 3
    Automatique

    La réponse cite chaque document, pour vérifier en un coup d’œil.

Ce qui reste à votre équipe : la relation avec le client et la négociation. L’assistant fait gagner le temps de la recherche.

La construction

Comment se construit un assistant IA sur vos documents

  1. Étape 1

    Trier les sources avant tout

    Un assistant ne vaut que ce que valent ses documents. Nous listons les sources avec vous : lesquelles font foi, lesquelles sont périmées ou réservées à quelques personnes. Ce tri remet souvent de l’ordre dans la base documentaire elle-même, et ceux qui la consultent sans assistant en profitent aussi.

  2. Étape 2

    Brancher l’assistant là où votre équipe travaille

    L’assistant peut vivre dans votre intranet, dans votre messagerie d’équipe ou dans votre outil de support. Nous le relions aux dossiers d’origine de vos documents. Quand une procédure change, il suit la nouvelle version au lieu de répéter l’ancienne.

  3. Étape 3

    Choisir le modèle adapté à la tâche

    Selon le besoin, nous utilisons Claude, d’Anthropic, ou un modèle d’OpenAI. Les comptes sont ouverts au nom de votre entreprise, qui paie directement le fournisseur. Vous ne dépendez pas de nous pour y accéder, et nous ne prenons aucune marge sur cette consommation.

Illustration d’un assistant IA qui répond à partir des documents de l’entreprise
Les limites

Les limites à connaître avant de vous lancer

Un assistant peut se tromper

Un modèle d’IA peut mal comprendre une question ou affirmer une erreur avec aplomb. Pour limiter ce risque, il répond à partir de vos seuls documents et cite ses sources. Quand il ne trouve pas, il le dit. Vérifier la source reste un réflexe à garder, surtout les premières semaines.

Des données qui restent maîtrisées

Vous décidez des documents accessibles et des personnes qui peuvent interroger l’assistant. Les dossiers sensibles, comme la paie ou le personnel, restent en dehors, sauf décision contraire avec un cadre adapté. Notre charte IA et données détaille ces engagements.

Aucune décision sans un humain

Accorder un geste commercial, valider un remboursement, répondre à une réclamation délicate : l’assistant prépare, il ne tranche pas. Chaque réponse envoyée à un client passe par une personne de votre équipe, et chaque action est consignée dans un journal que vous pouvez consulter.

Commencer petit

Un premier assistant sur un périmètre restreint suffit pour juger de son utilité, par exemple les questions de support sur une seule gamme. Le diagnostic de 30 minutes est offert. L’audit de processus précise ensuite le périmètre et le chiffrage, et son prix est déduit du premier projet.

Pour les demandes entrantes : la relation client automatisée

Nous pouvons aussi

D’autres usages d’un assistant IA

Un assistant bien nourri sert à bien d’autres choses. Quelques idées que notre savoir-faire permet :

Chaque idée suit les mêmes règles : vos seuls documents, des sources citées, et une personne qui valide ce qui part en votre nom.

En parler en 30 minutes

  • Des réponses aux appels d’offres préparées

    L’assistant puise dans vos références et vos anciens mémoires pour proposer un premier jet de réponse.

  • Une clause ou un modèle retrouvé en une question

    Contrats types, modèles de courrier, conditions particulières : le bon document, sans fouiller l’arborescence.

  • Une aide à la rédaction des e-mails

    Nous pouvons faire préparer des brouillons de réponse à partir de vos réponses types, relus avant l’envoi.

  • Des comptes rendus résumés

    Les comptes rendus de réunion deviennent consultables par question : qui a décidé quoi, et quand.

  • Une FAQ de site tenue à jour

    Les questions qui reviennent au support alimentent des réponses publiques, validées avant mise en ligne.

  • Une base documentaire remise en ordre

    Le tri des sources fait ressortir les doublons et les versions périmées, même sans assistant au bout.

FAQ

Questions fréquentes

D'autres questions ? Toutes nos réponses, ou posez-nous la vôtre.

Mes documents servent-ils à entraîner l’IA ?
Selon leurs conditions actuelles, les offres professionnelles d’Anthropic et d’OpenAI n’entraînent pas leurs modèles sur vos données par défaut. Nous vérifions ces conditions avec vous avant de démarrer, sur un compte ouvert à votre nom.
Faut-il des documents parfaitement rangés ?
Non. Le tri des sources fait partie du projet. Il vaut mieux quelques documents à jour qu’une masse de versions contradictoires.
L’assistant peut-il répondre seul à nos clients ?
Nous le déconseillons. Il propose une réponse et votre équipe la valide. Vous gardez la maîtrise de ce qui est dit en votre nom.
Combien coûte un assistant IA sur nos documents ?
Le projet est chiffré au forfait après l’audit. Le fournisseur d’IA vous facture directement la consommation. Un abonnement de suivi, selon le nombre de scénarios, couvre la surveillance et les corrections.
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